Sistem Invois Automatik – Excel Macro-Enabled Workbook

Minggu lepas saya ada kongsikan cara bagaimana saya menghasilkan Invoice Generator dalam format PDF. Namun setelah meneliti dan membandingkan sistem Microsoft Excel, nyata terdapat banyak kekurangan membina invois dalam format PDF.

Sekurang-kurangnya mungkin pada ketika itu, saya tidak teroka lebih mendalam tentangnya (sistem PDF) tetapi atas desakan rakan pada kali ini, saya cuba bermain dengan Microsoft Excel dan terbukti, ia sangat hebat. Dan yang lebih utama, semua fungsi yang saya inginkan pada sistem invois syarikat saya boleh dibina menggunakannya.

Anda nak tahu berita yang lebih menggembirakan? Selesai sahaja anda membaca post ini, anda juga sudah bersedia untuk membina Invoice Generator peribadi anda sendiri menggunakan Microsoft Excel.

Apa pendapat anda? Ringkas dan menarik tak design invois ini? Sebenarnya anda boleh bina lebih cantik lagi dan ingin saya beritahu, sebagaimana mudahnya anda design invois anda menggunakan photoshop atau indesign, anda juga boleh melakukan semudah itu dengan mengetahui caranya.

 

Kelebihan sistem invois menggunakan Excel Macro-Enabled

Senarai di bawah adalah apa yang telah saya bina pada sistem Invois ini, tetapi hakikatnya anda boleh melakukan lebih daripada itu lagi.

1. Mengesan tarikh hari ini dan menetapkan tarikh luput invois 14 hari kemudiannya.
2. Mengisi data/maklumat pelanggan (auto) hanya dengan memasukkan ‘customer code’ sahaja.
3. Merekodkan ringkasan invois (auto) yang dikeluarkan pada kali itu dalam sheet yang berbeza dengan 1 klik.
4. Menyimpan (save) salinan invois dalam format Excel Workbook (.xlsx) di dalam folder khas (yang ditetapkan) dengan 1 klik yang sama.
5. Memadamkan data secara keseluruhan; bersedia untuk memasukkan data invois seterusnya.
6. Bersedia (di atas) juga bermaksud, nombor invois yang baru akan dijana secara automatik (auto).

 

Saya bercadang untuk menyertakan fail asal invois ini malangnya sistem ini terlalu spesifik sehingga perlu menyentuh kod (coding) semula sekiranya ingin digunakan pada PC lain (anda).

Jadi saya tidak melakukannya tetapi sebaliknya menyertakan semua video youtube yang berguna untuk rujukan anda sehingga anda boleh membangunkan sistem invois yang sama. 😉

Sebelum itu, mari saya tunjukkan beberapa screenshot sistem ini.

 

Sistem invois dengan butang kawalan

Saya telah menetapkan ruangan yang visible (kelihatan) ketika dicetak, jadi butang-butang merah hijau & biru tidak akan kelihatan walaupun berada pada halaman yang sama.

1. Butang merah, hijau & biru

Jadi butang-butang di sebelah kanan yang anda lihat itu adalah butang kawalan yang akan mengawal invois ini.

Butang merah – akan memadamkan semua data sementara seperti senarai produk (bawah) dan deskripsi invois (tulisan ‘BUSINESS CARD & DESIGN’).

Butang hijau – akan merekod ringkasan invois, menyimpan salinan invois dan menukarkan nombor invois kepada yang seterusnya.

Butang biru – akan melakukan semuanya seperti butang hijau + memadamkan semua data untuk bersedia untuk invois seterusnya.

2. Customer ID

Customer ID adalah kawasan yang di’highlight’ kotak hijau. Saya tidak sentuh langsung ruangan ‘TO :’ kerana bagi saya sangat leceh kalau setiap masa kena masukkan data pelanggan yang sama.

Jadi, apa yang saya lakukan, saya telah mengautomasikan ruangan ini dengan hanya memasukkan nombor ID pelanggan (#100) sahaja dan semua data pelanggan akan dijana (generate).

Saya akan mepertontonkannya selepas ini.

3. Deskripsi Invois (INV DESC)

Ia terletak pada penjuru atas kanan. Ruangan ini saya gariskan dan berada sebaris juga dengan tiga butang di awal tadi. Ini adalah untuk kegunaan simpanan salinan invois apabila anda klik butang hijau atau biru.

 

Jana maklumat pelanggan dengan Customer ID

Ini berkait dengan point no. 2 di atas; Customer ID. Halaman ini dibina pada sheet (helaian) yang berbeza yang saya namakan ‘CUSTOMER’; merujuk kepada senarai pelanggan kami.

 

Cara nya ialah dengan memasukkan data pelanggan untuk sekali sahaja (seumur hidup) dan sekiranya pelanggan yang sama kembali untuk membuat tempahan, anda hanya perlu kenalpasti ID nya (Cust. No ) yang terletak paling kiri sekali. Mudah bukan? Tak perlu bersusah payah menaip semula alamat mereka yang panjang dan biasanya perlu rujuk invois-invois lama untuk mendapatkan maklumat mereka.

 

Menyimpan ringkasan invois secara automatik

Sistem ini tidak akan membina fail Excel yang baru seperti sistem selepas ini, tetapi ia disimpan di dalam fail Excel yang sama di dalam sheet (helaian) yang berbeza, sama seperti senarai pelanggan tadi.

 

Semua data ini diekstrak daripada invois yang telah anda jana. Anda tak perlu fikir untuk membuka sheet sini, sheet sana. Anda hanya perlu isi laman utama invois dan dengan 1 klik, semua data ini akan direkodkan.

Idea ini timbul apabila saya terfikir untuk membuat semakan fail excel yang disimpan. Agak sukar apabila anda tidak dapat melihat isi kandungannya dari luar. Jadi, ringkasan ini akan lebih membantu.

 

Salinan softcopy disimpan dalam folder khas – format .xlsx

Untuk serpihan puzzle terakhir, adalah sebuah lagi automasi yang lebih kurang sama seperti ringkasan di atas tetapi bezanya, ia menyimpan keseluruhan data di dalam satu fail excel yang baru.

Seperti anda lihat di atas, salinan ini juga turut disimpan dan dinamakan dengan satu nama yang juga secara automatik dijana menggunakan data yang anda isi di dalam laman utama invois tadi.

 

Beginilah caranya nama fail tersebut dijana (generate). Bagaimana? Adakah anda rasa sistem invois ini agak canggih? Malangnya inilah perkara paling remeh yang ia boleh lakukan. Huhu. Potensi perisian Microsoft Excel ini begitu besar sekali sehingga anda boleh melihat beberapa orang yang dikatakan sebagai pakar yang mendalami ilmu Excel ini dan membina channel yang fokus memberi tunjuk ajar / tutorial hanya berkaitan dengan Excel.

Sekarang adalah bahagian paling best untuk post ini. Secara jujurnya, anda akan rasakan tulisan saya di atas tiada makna untuk anda dan kemungkinan anda lompat terus ke seksyen ini. Huhu. Tidak mengapa kerana anda sekarang boleh membina sistem invois automatik anda sendiri menggunakan Microsoft Excel!

 

Rujukan untuk membangunkan sistem Invois yang sama

1. Bina antaramuka invois anda

Sebagai permulaan, anda harus membina antaramuka/design invois dahulu. Jangan mula membangunkan sistem dalaman selagi anda tidak siap design invois anda.

 

2. Pasang sistem simpanan data pelanggan & jana menggunakan Customer ID

Seterusnya anda berkenalan dengan fungsi (function) VLOOKUP yang digunakan untuk menarik maklumat daripada satu sheet excel yang berbeza apabila sesuatu perkara yang berkaitan ditaip-masuk.

Seperti dalam case-study ini, apabila anda menaip nombor ID pelanggan yang spesifik, VLOOKUP boleh mengesan data yang berkaitan dengan nombor tersebut dan terus menjana maklumat selebihnya (yang berkaitan) di dalam ruang yang berkaitan.

 

3. Pasang sistem jana nombor invoice seterusnya & simpan salinan invois (.xlsx)

Tutorial ini adalah kombo untuk anda. Video ini akan mengajar bagaimana anda boleh (1) menjana nombor invois yang seterusnya secara automatik dan dalam masa yang sama akan (2) menyimpan salinan dalam bentuk fail berformat excel di dalam folder khas sebelum ia (3) dipadamkan secara keseluruhan; bersedia untuk pembinaan invois seterusnya.

Anda akan berkenalan dengan tetingkap macro yang mana memerlukan anda mengetahui & memahami serba sedikit konsep pengaturcaraan (coding). Tetapi jangan risau, anda tak perlu hafal apa-apa. Semuanya lengkap di dalam video ini.

 

4. Pasang sistem merekodkan ringkasan invois dalam Workbook yang sama

Ini merupakan tutorial sambungan yang dibuat yang menambah mutu invois anda sebelum ini. Bermakna selain menyimpan salinan invois dalam format excel (.xlsx), sistem invois anda kini boleh menjana ringkasan kepada invois tersebut dan menyimpan data tersebut di dalam fail invoice generator yang sama.

 

Ikuti 4 video tutorial ini dengan lengkap dan insyallah jalan anda akan dipermudahkan untuk membina Invois Bersistem pertama anda sendiri. Selamat mencuba~