Berurus niaga menggunakan Quotation, Delivery Order, Invoice dan Receipt

Kami terpaksa menggunakan terma-terma bahasa inggeris sebagai tajuk kami kerana jika dalam urusan yang sebenar pun majoriti lebih selesa menggunakan terma-terma bahasa inggeris ini berbanding bahasa melayu.

Namun jika anda masih ingin mengetahui apakah maksud bagi setiap terma ini di dalam bahasa melayu, adalah seperti berikut.

  1. Quotation ➜ sebut harga
  2. Delivery order ➜ pesanan penghantaran
  3. Invoice ➜ invois/bil
  4. Receipt ➜ resit

Bagaimana berurusan dengan 4 dokumen ini?

Pada kebiasaannya anda menjurus untuk menggunakannya jika berurusan dengan syarikat atau organisasi, pesanan produk secara pukal, institusi (pengalaman) atau kerajaan. Mereka biasanya memerlukan dokumen-dokumen ini sebagai rujukan dan simpanan arkib syarikat untuk tujuan audit.

Perlukah saya daftar syarikat?

YA. Ini adalah kemestian. Pengalaman berurusan beberapa kali dengan institusi, organisasi dan syarikat, majoriti memilih untuk membuat pembayaran melalui cek. Dan cek ini tidak boleh dikeluarkan kepada orang perseorangan tetapi atas nama syarikat (anda).

Masa diambil bagi jual beli menggunakan ‘Delivery Order’ (DO)

Bergantung kepada kerjasama kedua-dua pihak (pelanggan dan anda). Jika masing-masing pantas menerima dan membalas semula dokumen-dokumen ini, maka prosesnya lebih pantas.

Biasanya proses mengambil masa agak lama pada urusan.

  • Membekalkan produk (supply product) dan
  • Proses ‘clear’ kan cek.

Paling lama pernah kami uruskan tidak mengambil masa lebih daripada 1 bulan. Dan boleh sahaja lebih dari itu. Biasanya jika ia melibatkan pembekalan kepada kerajaan etc.

Tetapi tidak perlu risau kerana rata-rata organisasi dan institusi tertakluk kepada Piagam Pelanggan mereka di mana mereka akan memastikan segala urusan tidak akan mengambil masa lebih daripada 14 hari.

Cara menggunakan Quotation, Delivery Order, Invoice & Receipt

Jadi tanpa buang masa, pastinya anda inginkan perincian pada topik ini bukan? Anda bijak. Berurus niaga menggunakan Delivery Order memang memiliki prosedur yang khusus. Jadi pastikan anda mengikut setiap langkah dan beri perhatian kepada perincian-perincian yang diperlukan pada setiap dokumen.

 

[box type=”info”] Penafian: Informasi yang dibekalkan adalah 90% berdasarkan pengalaman kami berurusan menggunakan cara yang sama dan 10% berdasarkan fakta. Ia mungkin berbeza mengikut corak perniagaan anda dan permintaan pelanggan anda.[/box]
1. Hantar Quotation kepada pelanggan
Menghantar Quotation boleh berlaku dalam beberapa situasi. Samada

 

  1. Pelanggan sendiri yang minta anda hantarkan sebut harga untuk produk yang diperlukan atau
  2. Anda melihat tawaran (tender) pembekalan sesuatu produk/servis

 

Dan ini boleh dilakukan melalui beberapa cara. Bergantung kepada kaedah yang dipersetujui.

  1. Pelanggan datang ke kios perniagaan anda
  2. Anda hantar terus ‘by-hand’ kepada pelanggan
  3. Anda hantar sebut harga melalui email pelanggan

 

Sekiranya anda menghantar Quotation (sebut harga) melalui emel, Quotation tersebut

  1. Tak perlu tandatangan anda
  2. Tak perlu cop/stamp rasmi syarikat
  3. Hanya perlu butiran lengkap syarikat seperti nama, alamat & no. pendaftaran syarikat
  4. Menyatakan dengan jelas tawaran produk, harga per unit, kuantiti dikehendaki dan jumlah keseluruhan
2. Pelanggan menerima Quotation anda
Selain anda, barangkali ada 10 atau 20 syarikat lain yang akan menghantar senarai sebut harga (quotation) mereka kepada pelanggan yang sama.

Maka, jika pelanggan menemui anda kembali atau membalas email atau menghubungi anda bermakna anda terpilih untuk membekalkan produk yang mereka kehendaki. Ini dituruti dengan proses berikut.

3. Pelanggan menghantar Delivery Order (DO)
Pelanggan akan menghantar pesanan penghantaran (Delivery Order/DO) kepada anda.

Merujuk DO daripada organisasi, mereka memiliki format dan dokumen penting yang dikepilkan bersama.

  1. Kepala surat (letterhead) syarikat
  2. Kenyataan berkenaan pesanan produk/servis yang diperlukan
  3. Kepilan 2 salinan Deliver Order dalam dua warna berbeza
    • Kepilan 1 (yellow) adalah salinan asal & mesti diserahkan semula kepada pelanggan
    • Kepilan 2 (pink) adalah salinan untuk simpanan anda
4. Sediakan produk/servis yang dikehendaki
Jadi sekarang anda telah terima Delivery Order bukan? Langkah seterusnya adalah

  1. Sekiranya ia adalah pembekalan produk fizikal, inilah masanya untuk anda dapatkan semua produk tersebut daripada pembekal. Lengkapkan senarai Delivery Order tersebut.
  2. Manakala ia adalah sebuah servis, anda akan mula melakukannya sehingga selesai.
5. Hantar produk + DO (kuning) + Invoice (bil) kepada pelanggan

Selesai sahaja mana-mana urusan di atas, anda akan melakukan yang berikut.

 

[box type=”bio”] Situasi: Anda membekalkan 10 set komputer riba kepada Syarikat Aku Kaya Sdn Bhd[/box]

Sekarang, apa yang dilakukan adalah, anda akan memandu kenderaan anda ke Syarikat Aku Kaya Sdn Bhd dengan membawa.

  1. 10 set komputer riba yang telah disediakan
  2. Salinan Delivery Order (kuning)
  3. Invoice (bil)
[box type=”info”] Penting: Delivery Order (kuning) iaitu salinan asal mestilah memiliki tanda tangan anda dan cop (stamp) rasmi syarikat anda pada ruangan yang dikehendaki.[/box]
[box type=”info”] Info: Invoice (invois) adalah bil yang anda keluarkan kepada pelanggan, menyatakan nilai baki yang masih belum dibayar (jika ada deposit).[/box]

Jika anda membekalkan servis, hantarkan sahaja dua (2) dokumen di atas; Delivery Order (yellow) & Invoice.

 

6. Pelanggan semak produk sehingga berpuas hati

Jangan terkejut jika ada pelanggan yang akan menyemak satu persatu produk yang dibekalkan. Lebih-lebih lagi jika ia merupakan kali pertama anda berurusan dengan pelanggan tersebut.

 

Demi kepentingan beliau (pelanggan), ia adalah sesuatu yang mesti! Jadi, tak perlu khuatir, ikut sahaja. Ia sekadar prosedur standard.

Selepas beliau (pelanggan) berpuas hati dengan produk atau hasil kerja atau servis yang anda bekalkan, mereka akan

 

7. Pelanggan menulis cek kepada anda
Ini adalah bahagian yang saya nyatakan pada soalan awal tadi – kepentingan memiliki syarikat. Untuk proses auditing, pembayaran oleh organisasi/institusi mesti dilakukan hanya kepada syarikat dan bukan nama orang perseorangan.

 

Terus tunaikan cek anda di bank. Jangan bertangguh! Ini bagi memastikan cek tersebut tidak bermasalah.

Kerana seandai perkara tersebut berlaku (cek tendang), anda boleh terus merujuk kepada pelanggan tentang perkara tersebut. Disebabkan kami tak pernah lewat untuk men’tunai’kan cek, kami tiada pengalaman sekiranya cek ditunaikan lewat & kami berharap tidak menyebabkan sesuatu yang tidak diingini berlaku.

8. Hantar Receipt (resit) kepada pelanggan
Lakukan hanya setelah cek selesai ditunaikan. Biasanya ia memakan masa 1-2 hari bekerja.

Setelah pasti bayaran sepenuhnya diterima di dalam akaun bank syarikat anda, anda bolehlah menghantar resit urus niaga kepada pelanggan.

Mudah? Huhu.. jangan risau. Ia tidak mudah juga dihadam ketika kami baru bermula. Lakukannya dahulu & anda akan semakin faham dari masa ke masa. Panduan ringkas ini hanyalah sebagai rujukan kepada anda yang baru bermula.

Semoga informasi ini membantu anda untuk berurusan dengan lebih efisien pada masa akan datang dan tidak teragak-agak untuk berurusan dalam perniagaan yang melibatkan proses ‘Delivery Order’.

Sekiranya anda memiliki pendapat tentang cara urus niaga anda yang berkaitan dengan tajuk, kongsikan bersama di ruangan komen di bawah.

Total
36
Shares